Informacje o zasadach dokonywania zgłoszeń wewnętrznych dot. naruszeń prawa w Centrum Usług Społecznych w Szczecinie

W dniu 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928) – zwana dalej ustawą. Zgodnie z art. 24 ust. 1 i 5, art. 25 ustawy – w Centrum Usług Społecznych w Szczecinie została wdrożona Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Centrum Usług Społecznych w Szczecinie, stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 60/2024 Dyrektora Centrum Usług Społecznych w Szczecinie z dnia 08.10.2024 r.

Procedura ustala w szczególności:

• osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• warunki objęcia sygnalisty ochroną (wskazanie kto może być sygnalistą, czego może dotyczyć naruszenie prawa oraz kiedy Procedura nie znajdzie zastosowania,
• sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę,
• zasady podejmowania i prowadzenia działań następczych, w tym postępowania wyjaśniającego i dalszą komunikację z sygnalistą,
• terminy przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji (przede wszystkim sygnalista otrzymuje potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że nie podał adresu do kontaktu),
• warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności (m.in. dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą),
• informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Osobami odpowiedzialnymi za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych dot. naruszeń prawa w Centrum Usług Społecznych w Szczecinie są:

• Audytor Wewnętrzny – tel. 91 48-57-548,
• Inspektor Ochrony Danych – tel. 91 48-57-542.

Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane:

• na adres poczty elektronicznej: sygnalista@cus.szczecin.eu
• za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Centrum Usług Społecznych w Szczecinie, ul. Sikorskiego 3, 70-323 Szczecin, w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne”, zaadresowanej do Zespołu do spraw przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej i opatrzonej adresem kopercie;
• bezpośrednio u Audytora Wewnętrznego lub Inspektora Ochrony Danych, poprzez przekazanie pisemnego zgłoszenia wewnętrznego;
• ustnie, u Audytora Wewnętrznego lub Inspektora Ochrony Danych podczas bezpośredniego spotkania w siedzibie Centrum Usług Społecznych w Szczecinie, przy ul. Sikorskiego 3, zorganizowanego nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku sygnalisty, zgłoszonego pod numerem telefonu: 91 48-57-548 lub 91 48-57-542.

Anonimowe zgłoszenia wewnętrzne nie są rozpatrywane.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) i innymi przepisami odnoszącymi się do ochrony danych osobowych, a podstawą prawną realizacji tych zadań są odpowiednie przepisy prawa powszechnie obowiązującego oraz art. 6 ust. 1 lit. c ww. rozporządzenia.

Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby Procedury dotyczy:

• sygnalistów;
• osób, których dotyczy zgłoszenie wewnętrzne;
• osób, których dane wskazane zostały w zgłoszeniu wewnętrznym;
• osób, które będą angażowane na potrzeby toczących się działań następczych, np. świadków.

Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawarte są w klauzulach informacyjnych:

• „Klauzula informacyjna dla osoby zgłaszającej naruszenie prawa” oraz
• „Klauzula informacyjna dla osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz dla osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu (np. świadka”).

Klauzule dostępne pod adresem: https://cus.szczecin.eu/ochrona-danych-osobowych/