Procedura rozpoczyna się od złożenia pisemnego wniosku przez osobę zainteresowaną lub jej przedstawiciela ustawowego w Dziale Instytucjonalnej Pomocy Społecznej. Wymagane są m.in. dokument tożsamości (do wglądu), potwierdzenie sytuacji finansowej, zaświadczenie lekarskie, zgoda Sądu Rodzinnego – Opiekuńczego (w przypadku osób niepełnoletnich i ubezwłasnowolnionych) oraz dane osób zobowiązanych do alimentacji. W uzasadnionych przypadkach wymagane są również inne dokumenty potwierdzające sytuację osoby ubiegającej się o skierowanie, które zostaną określone w zależności od sytuacji osoby kierowanej.

Następnie pracownik socjalny przeprowadza wywiad środowiskowy, który ustala sytuację zdrowotną, materialną oraz możliwość zapewnienia opieki przez rodzinę.

Koszt pobytu w domu pomocy społecznej pokrywany jest częściowo przez mieszkańca (do 70% dochodu), a następnie także przez małżonka i krewnych w linii prostej (przeprowadzane jest odrębne postępowanie ustalające możliwość ponoszenia odpłatności wobec wszystkich osób zobowiązanych). Jeśli sytuacja dochodowa osób zobowiązanych do odpłatności nie pozwala na pokrycie kosztu pobytu w dps, pozostałą kwotę dopłaci gmina.

Decyzja o skierowaniu podejmowana jest po przeprowadzeniu postępowania. Po wydaniu decyzji kierującej osoba wnioskująca czeka na przydzielenie miejsca w placówce. Następnie wydawana jest decyzja o umieszczeniu w dps oraz decyzja o odpłatności za pobyt. Dokumenty przekazywane są do wybranej placówki.
Od wydanych decyzji przysługuje prawo odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w ciągu 14 dni od daty doręczenia decyzji.

Pracownicy placówki skontaktują się z osobą składającą wniosek, aby ustalić termin przyjęcia do domu pomocy społecznej.